Gestione documentale studio tecnico
Un aspetto “critico” nella gestione di uno studio tecnico è la gestione della parte documentale. Ogni Pratica porta a corredo una serie di documenti che vanno dalle relazioni ai disegni ai protocolli agli adempimenti burocratici, ecc. che devono essere sempre disponibili per la visione, la modifica e la stampa. Questo comporta la necessità di creare un ambiente di lavoro molto ben organizzato dove si stabiliscono dei criteri chiari e semplici inerenti la gestione documentale.
È necessario stabilire un criterio di collocazione fisico delle stampe, un collegamento alle pratiche dei clienti, un criterio semplice di ricerca. Per fare questo ogni utente deve essere guidato nella creazione di questi collegamenti in modo semplice individuando magari solo il cliente interessato. La ricerca rappresenta un aspetto critico importante, quando il numero dei documenti cresce. Ne consegue la necessità di poter effettuare ricerche tramite filtri su nome, data, descrizione, pratica, soggetto o utente.
La modifica di un documento deve innescare i meccanismi automatici di riconoscimento del tipo in modo da poter aprire “subito” l’applicazione che lo gestisce. Inoltre ogni documento cartaceo importante per la pratica può essere scannerizzato e trasformato in formato digitale in modo da poterlo avere sempre a disposizione quando necessita produrlo.
Con le ultime normative poi ogni documento digitale può essere firmato digitalmente ed inviato direttamente tramite posta elettronica certificata, con conseguente risparmio di tempo e carta.
Namirial ha sviluppato il software Gestione Ufficio per gestire e ottimizzare al meglio l’attività funzionale di un qualunque studio tecnico. Il software consente di gestire tutta la parte relativa alla gestione documentale in modo semplice e funzionale così da risolvere una problematica organizzativa fondamentale nel processo di sviluppo di uno studio tecnico.