Quantificazione dei costi di uno studio tecnico
Un aspetto “critico” nella gestione di uno studio tecnico è la quantificazione dei costi. Ogni operatore all’interno dello studio opera dei lavori a favore dei clienti in relazione alle “pratiche aperte”. Questi lavori dovranno essere quantificati in termini di costi legati alle ore impegnate per la redazione di calcoli e/o relazioni e al disbrigo degli adempimenti burocratici. Maggiore inoltre è la difficoltà di queste lavorazioni maggiori devono essere i costi quantificati.
Questa gestione necessita sicuramente di un procedimento automatizzato che tramite un inserimento centralizzato permetta di collegare queste informazioni alle pratiche dei clienti selezionati e permetta di generare automaticamente i costi relativi. Questi costi dovranno essere precedentemente definiti da un responsabile che li legherà alle ore e al tipo di lavorazione, evitando quindi improvvisazioni o dimenticanze deleterie per la determinazione dei costi e ricavi necessari per il buon andamento economico dello studio stesso. In questo modo poi diventa semplice capire il lavoro svolto da ogni operatore e i costi e i ricavi relativi al singolo cliente e alle pratiche dello stesso.
L’inserimento delle attività svolte o da svolgere inoltre permette al responsabile di avere una visione chiara e precisa del carico di lavoro di ogni operatore, con la conseguente opportunità di capire “al volo” a chi poter affidare nuove lavorazioni. Ogni operatore integrato in un sistema di gestione inoltre è favorito nelle comunicazioni che lo riguardano perché il sistema si preoccupa di inviare e di visualizzare tutte le informazioni che lo riguardano, senza nessuno sforzo di ricerca che lo potrebbe distogliere dai suoi impegni. Le comunicazioni poi restano sempre visibili e possono essere consultate nel caso di controversie conseguenti a comportamenti difformi dal previsto. Infine ogni documento creato dalle singole lavorazioni verrebbe automaticamente prodotto e conservato in modo da garantire una semplice consultazione e modifica anche nel corso del tempo.
Namirial ha sviluppato il software Gestione Ufficio per gestire e ottimizzare al meglio l’attività funzionale di un qualunque studio tecnico. Il software consente di inserire tutte le informazioni inerenti i costi relativi ad ogni lavorazione eseguita, di inviare comunicazioni e di produrre e conservare in modo ordinato i documenti necessari che potranno essere sempre visualizzati e modificati anche nel tempo.