Gestione Documentale

Isowork è una procedura che consente di scansionare i documenti cartacei (progetti, parcelle, offerte, fatture, ecc..), di riconoscerne alcuni elementi significativi (protocollo, categoria, data, numero documento, riferimento, mittente, destinatario, ecc..) e di memorizzarli attraverso chiavi di ricerca.
I documenti vengono trasformati in immagini digitali, file di tipo PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner. Quelli già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software o ricevuti come allegati di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato secondo le esigenze aziendali in maniera tale da essere velocemente rintracciati e riprodotti. L'archiviazione può essere anche automatica tramite lettura diretta delle informazioni necessarie alla catalogazione da un apposito barcode

I documenti, una volta acquisiti in forma digitale, vengono catalogati ed archiviati nel database ed in qualunque momento è possibile rintracciarli e riprodurli (in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo mail, attraverso un fax web installato nella rete di PC, ecc..).

Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione manuale, andando così a risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori.

Con la mappatura del documento è possibile riconoscere e memorizzare le posizioni di ciascun dato significativo. In tal modo, ogni qualvolta si effettuerà una scansione di un documento riconducibile allo stesso soggetto, questo sarà riconosciuto automaticamente e i relativi dati significativi saranno, sempre automaticamente, prelevati e resi disponibili in attesa di una conferma definitiva. Sono previste funzioni di controllo, di quadratura del documento, di congruenza del dato e di modifica di ogni singolo campo; sono, altresì, riconoscibili dati stampati con scarsa leggibilità.

Isowork prevede anche all'interno di un apposito modulo la gestione automatica del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza Informatica (impronta del documento).